Контировка на фактура за покупка в Microinvest Делта Pro: прозорецът Контиране, операцията по ЗДДС и дневникът за покупки

Къде се въвежда фактура за покупка в Делта Pro?

В прозореца Контиране: меню Операции → Контиране или клавиш F2. Там се попълват датата и номерът на фактурата, видът на документа, типът на сделката Покупка, партньорът и редовете по дебит и кредит. Сметките се избират от сметкоплана с F4. Номерът на самото контиране програмата дава сама и той не се редактира.

Всички стопански операции в Делта Pro минават през този прозорец, затова си струва да се научи веднъж и добре. Полетата отгоре описват документа, редовете отдолу са счетоводната статия. Редът на попълване по-долу е този, при който програмата най-рядко връща грешка.

Типът на сделката не е формалност. Според ръководството на Microinvest при тип Покупка или Продажба програмата активира режимите по ЗДДС и автоматичното разпознаване на сделката, когато в редовете има сметка за ДДС: 4531 в дебит при покупка, 4532 в кредит при продажба. Без тип на сделката документът е обикновена статия без връзка с дневниците.

Как изглежда контировката на обикновена фактура за стоки или услуги?

Еднакво за стоки, материали и услуги: Дт 304, 302 или 602 с данъчната основа, Дт 4531 с ДДС-то, Кт 401 с брутото. При фактура за услуга с основа 1 000 € и ДДС 200 €: Дт 602 1 000 €, Дт 4531 200 €, Кт 401 1 200 €. За плащането в това контиране няма нищо.

Счетоводната логика на статията, кога 304 и кога 601, горивото за лек автомобил и протоколът по чл. 117, е разгледана с примери в статията за контировка на фактура за покупка. Тук са само нещата, които са специфични за Делта Pro.

Първата специфика са стоково обвързаните сметки. 302 и 304 в Делта Pro искат артикул от каталога за всеки ред; без артикул програмата връща „невалидни данни за сметка, обвързана със стока“. Ако клиентът не води стоките по артикули, разходна сметка е по-чистото решение от измислен артикул. Втората е основанието: една кратка дума по вида на операцията (Стоки, Материали, Услуга, Гориво) прави дневниците и хронологичния регистър четими, а дългото описание, преписано от фактурата, не носи нищо.

Кое решава в кой дневник попада документът: сметката или операцията по ЗДДС?

Операцията по ЗДДС. В Делта Pro дневникът и колоната се определят от избраната ДДС операция в контирането, а не от това дали сте ползвали 4531 или 4532. Покупка с вярна сметка 4531, но с продажбена операция, излиза в дневника за продажби. Проверявайте операцията при всеки нетипичен документ и при всяко копирано контиране.

Това е най-честата причина фактура да „липсва“ от дневника за покупки, при положение че статията изглежда безупречно. Сметката движи оборотната ведомост, операцията движи дневника. При ръчно въвеждане проверете операцията в ДДС частта веднага след като изберете типа на сделката; при копиране на старо контиране, при шаблон или при импорт от друга програма изборът може да остане от предишния документ.

Колоните, в които операцията слага документа, са тези от дневника за покупки по Приложение № 11 към ППЗДДС: колона 9 за получени доставки без право на данъчен кредит или без данък, колони 10 и 11 за основа и данък с право на пълен данъчен кредит, колони 12 и 13 с право на частичен данъчен кредит. Дневникът за покупки не разделя документите по ставка: фактура с 9 % влиза в същите колони 10 и 11 като фактура с 20 %.

Имената на операциите са описателни; списъкът в ДДС частта на контирането във вашата версия на Делта Pro може да ги формулира по-различно. Microinvest не ни е потвърдил отделна операция за колона 9, затова проверете къде излиза такъв документ в експорта.

Какво става, когато фактурата има две ставки ДДС?

Според ръководството на Microinvest фактура с две различни ставки по ЗДДС се въвежда с две контировки под един и същ номер на документ: едната за редовете с 9 %, другата за редовете с 20 %. Ръководството описва и бутон „Различен режим по ДДС“ за едно контиране с няколко режима, но по отговор в официалния форум на Microinvest при покупки се препоръчват двете контировки. И в двата случая документът в дневника е един.

Типичният пример е хотелска фактура: нощувка с 9 % по чл. 66а ЗДДС и паркинг или друга услуга с 20 %. Пример: нощувка с основа 200 € и ДДС 18 €, паркинг с основа 50 € и ДДС 10 €, общо 278 €.

В първото контиране попълвате всички данни за дневника: номер, дата, партньор, вид на документа, операция по ЗДДС. Второто носи същия номер и партньор и само своите редове. Ако дневникът после покаже документа два пъти с еднакви суми, едното контиране е дублирало цялата фактура вместо само своите редове. Бутонът „Различен режим по ДДС“ според ръководството се активира при тип на сделката Покупка или Продажба, когато в дебита или кредита има повече от един ред за данъчна основа. По отговор в официалния форум на Microinvest обаче автоматичното изчисляване на ДДС при няколко режима в едно контиране работи при продажба, а за покупки поддръжката препоръчва двете контировки.

Защо Делта Pro отказва „повече от един ред и от двете страни на контировката“?

Защото при импорт едно контиране в Делта Pro приема много редове само от едната страна: много дебити срещу един кредит или обратното. Покупка с плащане в брой или със самоначислен ДДС има по два реда и отляво, и отдясно, затова се разделя на две контировки: покупката и отделно плащането или протоколът.

Съобщението се появява при импорт през „Получи документи от Sendera“; на партида от 28 документа за една фирма така бяха отказани 9. Обикновената покупка минава винаги: Дт 602 и Дт 4531 са два реда отляво, Кт 401 е един ред отдясно. Проблемът идва, когато към нея се добави Кт 501 за плащането в брой или Кт 4532 за самоначисления данък.

Разделянето не е компромис, а по-вярната счетоводна картина: плащането и протоколът по чл. 117 са отделни документи от фактурата. При фактура с касов бон „В БРОЙ“ второто контиране е Дт 401 / Кт 501 за брутото; при плащане с карта не се добавя нищо, защото картовото плащане се осчетоводява по банковото извлечение. При ВОП или услуга от чужбина доставчикът по 401 получава само нетото, а второто контиране е Дт 4531 / Кт 4532 по протокола.

Във всеки ред и двете контировки имат много редове най-много от едната страна.

В кой месец влиза фактурата: по датата на документа или по месеца на въвеждане?

Датата на документа не се мести: тя остава датата на фактурата. Месецът, в който фактурата влиза в дневника за покупки, е отделен избор. ЗДДС позволява данъчният кредит да се ползва в периода, в който е възникнал, или в един от следващите 12 данъчни периода (чл. 72, ал. 1), а документът трябва да е в дневника най-късно до дванадесетия период след издаването (чл. 124, ал. 4).

На практика фактурата от 28 май, пристигнала при счетоводителя на 10 юни, се въвежда с дата 28 май и влиза в юнския дневник и в юнската справка-декларация. Делта Pro пази датата на документа и отделно датата на осчетоводяване и месеца за експорт към дневниците. Според ръководството, когато попълните датата на осчетоводяване, програмата сама предлага датата на документа и месеца за експорт; при закъснели фактури върнете датата на документа на фактурната и проверете месеца, преди да приключите.

Изключение са кредитните известия: по чл. 124, ал. 5 ЗДДС те се отразяват в дневника за покупки за периода, в който са издадени, а не когато са получени. Затова известие от доставчик не бива да чака до следващия месец заедно с купчината фактури.

Как се въвежда кредитно известие от доставчик?

Като червено сторно: същите сметки и същите страни като при фактурата, но с отрицателни суми. Вид на документа Кредитно известие и препратка към фактурата, която коригира. Известие за основа 100 € и ДДС 20 €: Дт 602 −100 €, Дт 4531 −20 €, Кт 401 −120 €. Така дневникът намалява основата и данъка поотделно.

Изкушението е да обърнете страните с положителни суми: Кт 602 100 €, Кт 4531 20 €, Дт 401 120 €. Оборотната ведомост излиза същата, но дневникът за покупки не разпознава данък в кредит като данъчен кредит и документът влиза без разделяне на основа и ДДС. С отрицателни суми по същите страни известието влиза в дневника като ред с минус и справка-декларацията се намалява правилно.

Проверено на реално известие в Делта Pro: при отрицателни суми дневникът за покупки показва поотделно основата с минус и данъка с минус. Ако известие вече е въведено по обърнатия начин, изтрийте контирането и го въведете наново, за да сте сигурни, че и дневникът се е обновил.

Как да проверя, че фактурата е влязла правилно в дневника за покупки?

Пуснете дневника за месеца и намерете документа по номер: Справки → ДДС дневници и декларации, параметри за месеца и дневника на покупките, обработка на резултата и при нужда експорт в Excel. Файлът има четири листа: справка-декларация, дневник на покупките, дневник на продажбите и VIES. Сверете колоната, сумите и партньора.

Проверката струва две минути на документ и спестява коригираща декларация. Най-полезна е сумарната: сборът на колони 10 и 11 от дневника трябва да е равен на съответните клетки на справка-декларацията в същия файл; ако не е, някой ред липсва или е в друг месец. При кантора с десетки клиенти тази проверка се прави веднъж месечно за всеки клиент, преди файловете да тръгнат към НАП.

Кои грешки при въвеждане в Делта Pro се повтарят най-често?

Шест симптома покриват повечето случаи: документ в грешния дневник, отказ за сметка, обвързана със стока, отказ за много редове от двете страни, известие без разделяне на основа и ДДС, дублиран номер и проформа, въведена като фактура. Всеки има кратка поправка, събрана в таблицата.

Делта Pro предупреждава за дублиран номер при ръчно въвеждане, когато номерът и партньорът съвпадат. При импорт през Sendera такава проверка няма, затова документите, които идват по този път, трябва да са проверени за дубликати преди изпращане. Как се появяват дубликатите и какво точно да се сравнява има в статията за дублираните фактури.

Подредени по това колко често се срещат при фактури за покупка.

Какво може да свърши автоматичната контировка и какво остава за счетоводителя?

Правилата по-горе са механични и се автоматизират добре: статията по вида на покупката, операцията по ЗДДС по посоката на документа, разделянето на второ контиране, червеното сторно при известие и артикулът за стоково обвързаните сметки. Политиката на клиента, лекият автомобил и специалните режими остават човешко решение.

Gotovo чете фактурата и изгражда контировката по тези правила и по правилата на самия клиент, после я изпраща през Sendera, откъдето Делта Pro я взима с „Получи документи от Sendera“. Операцията по ЗДДС се избира по посоката на документа, плащането в брой и самоначисленият ДДС отиват във второ контиране, кредитното известие излиза с минус, а стоково обвързаните сметки получават артикул от каталога. Счетоводителят вижда контировката и я одобрява, преди тя да тръгне.

Инструментът не е подходящ, когато клиентът работи основно със специални режими: частичен данъчен кредит, касова отчетност, маржови схеми, внос с митнически декларации. Там всеки документ е преценка и автоматизацията спестява малко. Не е подходящ и ако кантората не работи с Делта Pro или клиентът няма активна връзка със Sendera.