„Невалидни данни за сметка, обвързана със стока“: какво иска Делта Pro и как да оправиш документа

Какво точно означава съобщението?

Пълният текст е „Възникна грешка при импорт на операциите: Въведени са невалидни данни за сметка, обвързана със стока. (Контиране)“. Появява се в момента на запис, след „Получи документи от Sendera“, а не при изтеглянето. Документът е пристигнал, контировката е прочетена, но Делта Pro отказва да я материализира, защото една от дебитните статии сочи сметка, която в индивидуалния сметкоплан е обвързана със стока.

Обвързана със стока означава, че сметката води не само стойност, а стойност и количество по конкретен артикул. При ръчно въвеждане го усещаш веднага: програмата иска да избереш стока от номенклатурата, количество и цена, иначе не пуска реда. При импорт никой не те пита. Редът идва с описание като текст, например „Бензин А-95Н 42,15 л“, и ако зад него няма код на стока от каталога на фирмата, Делта Pro го смята за невалиден.

Това не е проблем на сметкоплана: сметката съществува и е книжима, затова повторната синхронизация не помага. „Няма дефинирана сметка“ е друга грешка, описана в материала за синхронизацията на сметкоплана. „Обвързана със стока“ значи: гледай номенклатурата и реда.

Кои сметки са обвързани със стока в Делта Pro?

Няма универсален списък, защото обвързването е свойство на индивидуалния сметкоплан на всяка фирма. В практиката почти винаги става дума за група 30 и група 20 от типичния български сметкоплан. Номерата при теб може да се различават, принципът е същият.

• 302 Материали, включително аналитичностите за горива, консумативи и резервни части. Най-честият източник на грешката, защото фактурите от бензиностанции и магазини за консумативи идват всеки ден.
• 304 Стоки. При търговци на дребно и супермаркети всяка доставка за препродажба минава оттук, а каталогът е голям и се мени често.
• 301 Доставки, когато фирмата ползва транзитна сметка преди заприхождаване.
• Група 20, дълготрайни материални активи, например 204, 205, 206, 207, при фирми, които водят активите като инвентарни единици в номенклатурата.
• Чисто разходните сметки от група 60, например 601 Разходи за материали и 602 Разходи за външни услуги, не са обвързани със стока. Запис по тях минава без код от каталога.

Защо ръчното въвеждане минава, а импортът от Sendera не?

При ръчно въвеждане връзката я правиш ти: избираш стоката от списъка, програмата взема кода ѝ и записва количеството към нея. При импорт през Sendera документът пристига като структура от редове и статии, и Делта Pro търси във всеки ред към стоково-обвързана сметка код на стока от каталога на фирмата. Ако кодът липсва или сочи несъществуващ запис, статията е невалидна и целият документ се отказва.

Оттук следва правилният ред за всеки инструмент, който подава документи: първо стоката трябва да съществува в каталога на фирмата в Sendera, после редът трябва да я реферира по код. Описанието от фактурата не стига, дори да съвпада дума по дума с името в номенклатурата. Делта Pro вързва по код, не по име.

Как да оправя отказан документ стъпка по стъпка?

Процедурата е една и съща независимо дали документът идва от Sendera OCR, от външен AI инструмент или от колега. Разликата е само къде правиш корекцията.

• 1. Намери виновния ред. В контировката на отказания документ виж дебитните статии по 302, 304, 301 или сметка от група 20. Обикновено редът е един, но при смесена фактура от бензиностанция с гориво, масло и кафе може да са няколко.
• 2. Реши по политика, не по удобство. Трябва ли този разход да мине през склад, тоест през стоково-обвързана сметка с количество, или е текущ разход по 601 или 602? Отговорът е в счетоводната политика на клиента и в това как кантората води другите такива фактури.
• 3. Ако е складова сметка: увери се, че стоката съществува в номенклатурата с едно каноническо име и че инструментът я реферира по нейния код. Ако я няма, създай я веднъж, с правилна мерна единица и ставка на ДДС, и я ползвай за всички следващи документи.
• 4. Ако е разходна сметка: смени сметката на реда на подходящата аналитичност от група 60, например 601/1 за консумативи, 601/2 за горива, 602 за услуги, и махни количествата от статията. Код от каталога вече не е нужен.
• 5. Пусни документа отново. Изпрати коригирания вариант и го изтегли пак с „Получи документи от Sendera“. Ако отказаният документ стои в опашката, изтрий го, за да не го дърпаш втори път.
• 6. Запиши правилото. „За този клиент материалите минават по 601, никога по 302“ или „302 само за горива“ трябва да живее на едно място, не в главата на един колега. Иначе следващият документ ще се откаже по същата причина.

Откъде се появяват дублирани стоки в каталога след импорти?

Втората половина на проблема е по-тиха и излиза наяве след седмици: в номенклатурата се трупат по няколко копия на една и съща стока, например седем записа „Бензин А-95Н“ или три записа за едни и същи подаръчни торби. Справките по артикул стават безполезни, а наличностите се разпиляват по копията.

Механизмът е прост. Когато инструментът, който подава документа, не може да намери кода на вече съществуваща стока, той създава нова, за да мине импортът. Най-честата причина, която сме виждали, е че справката за каталога от Sendera връща името на стоката, но не и кода ѝ, а без код съществуващият запис не може да се реферира. Резултатът е нова стока със същото име при всеки импорт. Разпознаването по име помага само за стоките, които същият инструмент е създал по-рано и за които пази кода.

Дубликатите не се чистят сами. Стока, която вече участва в операция, обикновено не може да се изтрие, затова почистването означава да избереш един каноничен запис, да премахнеш неизползваните копия и занапред всички документи да сочат оцелелия. Колкото по-рано, толкова по-малко операции има за преглед.

• Едно име за една стока, навсякъде: „Бензин А-95Н“, не „бензин А95“, „А-95 Н“ и „Бензин А 95Н“ едновременно.
• Проверявай каталога след първата седмица импорти за нов клиент, не след първото тримесечие.
• Повторно „ще създаде стока“ за артикул, който знаеш, че го има, е сигнал за проблем с кода, не за нова стока. Попитай доставчика на инструмента защо не реферира съществуващия запис, вместо да триеш ръчно всяка седмица.

Кога е по-правилно да ползвам чисто разходна сметка вместо 302 или 304?

Дали материалите минават през склад или директно в разход е въпрос на счетоводна политика. Стоково-обвързаната сметка носи количество и справка по артикул, което има смисъл, когато складът се води реално: наличности, инвентаризации, себестойност по партиди. Когато такъв склад няма, 302 само създава работа по поддържане на номенклатура без полза от нея. Типичните случаи при двете политики:

• Консумативи, почистващи препарати, дребни резервни части. Складова политика: 302 с код от каталога. Разходна политика: 601/1 без количество. При повечето малки фирми разходната политика е нормата.
• Горива за служебни автомобили. Складова политика: аналитичност на 302 за горива с код на стоката. Разходна политика: 601/2, често с аналитичност по автомобил. „302 само за горивата, за всичко останало 601“ е едно от най-честите правила в канторите.
• Стоки за препродажба в магазин или супермаркет. Складовата политика по 304 е почти задължителна, защото количествата се продават и справките по артикул са част от бизнеса. Разходната алтернатива е рядка и трябва да е изрично решение на кантората.
• Дълготрайни активи. Над прага на същественост по политиката на фирмата активът отива в група 20 като инвентарна единица. Под прага отива в текущ разход по 601 или 602, или в 302 като малоценен инвентар, пак според политиката.
• Услуги. Никога не минават по стоково-обвързана сметка. Ако ред за транспорт, абонамент или ремонт е попаднал в 302, причината е грешна класификация на реда, не липсващ код.

Как трябва да се държи инструмент, който подава документи към Sendera?

Три неща: да показва преди изпращане дали всеки стоково-обвързан ред има съвпадение в каталога или ще създаде нова стока, да не блокира целия документ при неуспешно създаване, и да помни правилата на кантората за клиента, като „302 само за горива“ или „за този доставчик никога 302/1“.

В Gotovo под всеки дебитен ред към стоково-обвързана сметка стои подсказка: зелена „стока: име“ при съвпадение с каталога и оранжева „ще създаде стока в Microinvest: име“, когато ще се създаде нов запис. При неуспешно създаване редът минава по разходната сметка за своя вид, материал по 601/1, гориво по 601/2, актив по 602/2, и остава за прекласифициране от счетоводителя. Правилата за сметки на клиента се записват веднъж и се налагат при всеки следващ анализ.

Контролен списък преди да пуснеш цяла папка документи

Мини през тези точки за всеки нов клиент на Делта Pro и след всяка промяна в номенклатурата му.

• Знаеш кои сметки в индивидуалния сметкоплан на клиента са обвързани със стока. Ако не си сигурен, опитай ръчен запис по сметката: ако програмата иска стока, сметката е обвързана.
• Политиката на клиента за материали, горива и стоки за препродажба е записана: през склад или директно в разход, и по коя аналитичност.
• Каталогът на фирмата е почистен от дубликати и всеки артикул има едно каноническо име.
• Инструментът показва преди изпращане кои редове ще създадат нова стока.
• Един пробен документ с ред по 302 или 304 е минал през „Получи документи от Sendera“ без грешка, преди да пуснеш останалите.
• Отказаните документи са изтрити от опашката или заменени с коригирани, за да не се дърпат повторно.

Кога този материал не се отнася за теб?

Всичко горе важи за Microinvest Делта Pro с документи, които влизат през Sendera. Ако клиентът е на Ажур, Плюс Минус или друг софтуер, понятието „сметка, обвързана със стока“ там има друг вид или не съществува. Ако фирмата води реален склад с партиди, срокове на годност и строго поддържана номенклатура, в която всеки артикул се създава ръчно с мерна единица, баркод и цена, автоматичното създаване на стоки от фактури е точно това, което не искаш: тогава Gotovo не е подходящ за стоковите редове на този клиент. По-добре те да се заприхождават ръчно в Делта Pro, а инструментът да поема само разходните фактури.