Gotovo или CONTROLISY: сравнение по публикувани факти

Какво е общото между двата продукта?

И двата са направени за счетоводни кантори, не за единична фирма. И двата стоят между входящите документи и счетоводната програма: CONTROLISY описва себе си като свързващ елемент между счетоводителя и счетоводната програма, а Gotovo като AI слой върху програмата, която кантората вече ползва. И при двата счетоводителят остава този, който решава какво влиза в дневниците. И двата откриват дублирани фактури и разпознават проформите, които не са счетоводен документ. И двата имат път за Microinvest Делта Pro, Плюс Минус и Ажур.

Тоест и тук изборът не е „AI или без AI“. Изборът е колко широка платформа иска кантората и доколко е готова да пренесе работата си в нея.

Към кои програми експортира всеки от тях?

Това е първата видима разлика и тя е в полза на CONTROLISY по брой. Таблицата е по публикуваните страници на двата продукта към датата на статията. Редове: критерий, CONTROLISY, Gotovo.

• Счетоводни програми. CONTROLISY: статията им за експорт изброява Microinvest Делта Pro, Бизнес Навигатор, Ажур, McMaster, Плюс Минус, WorkFlow, Булмар Офис, EJ, Scipter(i), АЛМА Прим, Пасосс, ФАКТ (Ранком), CP accounting, ЕДИС АСО, CsAcc и Softsystems, плюс универсален експорт „Друг“ за програми без готов формат; на началната страница пише 18 счетоводни и складови програми. Gotovo: Microinvest Делта Pro през Sendera, CSV за импорт в Плюс Минус и JSON за Ажур L.
• Как стигат данните до програмата. CONTROLISY: експортни файлове, които се импортират в програмата; за Делта Pro сайтът им описва и връзка със Склад Pro. Gotovo: за Делта Pro документите се подават в опашката на Sendera и се получават в програмата с „Получи документи от Sendera“; за Плюс Минус и Ажур се сваля файл.
• Документи извън фактурите. CONTROLISY: банкови извлечения, протоколи по чл. 117 ЗДДС, касови операции, фактуриране към клиентите на кантората и фирмени досиета. Gotovo: фактури, касови бонове, стокови разписки и заявки към доставчици; банкови извлечения не са в обхвата.
• Складови и търговски потоци. CONTROLISY: страници за Microinvest Склад Pro. Gotovo: Детелина (стокови разписки за супермаркети) и GenSoft MoneyWorks (заявки по каталог).
• Собствено счетоводство. CONTROLISY: по сайта им CONTROLISY Accounting надгражда Hub с пълноценно счетоводство в същата платформа. Gotovo: няма и няма да има; програмата на кантората остава програмата на кантората.
• AI контировка. CONTROLISY: разширението Автопилот извлича редовете на фактурите, проверява данните с AI и контира документите с генеративен AI. Gotovo: контировка по сметкоплана на конкретния клиент, синхронизиран от Делта Pro през Sendera или качен за Плюс Минус и Ажур, с клиентски правила, които се налагат при всеки следващ документ.
• Модел на таксуване. CONTROLISY: планове по брой обслужвани фирми, с неограничени потребители, фактури и място, цени в евро без ДДС; към датата на статията страницата им с планове обявява безплатен период за счетоводния софтуер и Автопилот. Gotovo: планове по обем документи, първите 3 документа на фирма са безплатни без карта; актуалните цени са на страницата с цени.

Как се организират клиентите на кантората при всеки?

Тук двата продукта тръгват от различен край и това е по-важно от броя интеграции. CONTROLISY е построен около документооборота на кантората: всеки клиент може да има собствен профил, да качва или сканира фактурите си директно от офиса си, а кантората получава известие, че чакат документи за осчетоводяване. Документите се подреждат в папки по фирма, а настройката на експорта се прави по папка, включително за коя счетоводна програма е тя. Това е модел „портал за клиентите“: клиентът влиза в системата на кантората.

Gotovo е построен около работното място на счетоводителя: една кантора, клиентите са табове, всеки документ при качване се насочва към клиент по ЕИК и остава само в неговия таб. За всеки клиент има отделен контекст: сметкоплан, партньори и правила, които кантората добавя с едно изречение („разходите за гориво на тази фирма са по 601, не по 302“) и които се прилагат на следващите документи. Клиентът на кантората не влиза в Gotovo; той праща документите както досега, по имейл, Viber или на хартия, а кантората ги качва.

Кое е по-добро зависи от клиентите, не от софтуера. Ако клиентите са дисциплинирани фирми с офис и скенер, порталът на CONTROLISY им дава ясно място да качват, а на кантората дава входящ регистър без усилие. Ако клиентите са магазин, ресторант или бензиностанция, където документите идват вечер по телефона и никой няма да влиза в портал, моделът на Gotovo пасва по-добре, защото цялата работа е при счетоводителя и телефона му.

Какво става с банковите извлечения?

Честният отговор, който решава въпроса за част от канторите: CONTROLISY описва обработка на банкови извлечения до счетоводни контировки, включително курсови разлики и свързване на фактури с плащания. Gotovo не обработва банкови извлечения. Gotovo работи с документа, който поражда задължението, фактурата, и го подава към програмата; плащането остава отделна операция, която счетоводителят записва от извлечението както досега.

Ако основният ръчен труд в кантората е по банките, а не по фактурите, Gotovo не решава вашия проблем и е по-честно да го кажем тук, отколкото след месец. Ако основният труд е по входящите фактури и стоковите, банковият модул е приятен бонус, не решаващ критерий.

За коя кантора кое е по-подходящо?

Четири въпроса, на които всяка кантора може да отговори за пет минути, дават по-добър отговор от всяко сравнение.

• Клиентите са на много и различни програми, включително по-стари. Списъкът на CONTROLISY е по-дълъг и покрива програми, за които Gotovo няма страница. Ако половината клиенти са на Бизнес Навигатор или McMaster, въпросът е решен.
• Клиентите са на Делта Pro, Плюс Минус или Ажур и основният обем са фактури и стокови. И двата покриват тези три програми. Тествайте двата с една и съща папка от 20 реални документа и сравнете колко редакции са нужни преди документът да е верен в програмата.
• Кантората иска една система за всичко: документи, банки, досиета, фактуриране, а в бъдеще и счетоводството. Това е посоката, в която CONTROLISY върви по собствените си страници. Gotovo умишлено не върви натам.
• Клиентите са обекти с вечерен пик на стоковите разписки, а кантората иска да започне утре без обучение на клиентите. Моделът с табове по ЕИК и мобилна опашка на Gotovo е правен за този случай.

Кога нито единият не е правилният избор?

Ако кантората има десет клиента по десет фактури на месец, прегледът на каквито и да е AI предложения отнема повече време от ръчното въвеждане. Ако документите пристигат късно и непълни, нито портал, нито AI слой решават това; решава го договорен канал с клиента и входящ регистър, за който имаме отделна статия. И ако екипът е против всяка промяна в начина на работа, по-широката платформа ще остане неизползвана, а по-тясната ще остане в един таб.

Gotovo не е подходящ и когато кантората търси софтуер, който да води счетоводството. Gotovo не генерира дневници, не прави справка-декларация, не приключва период и не чете банки. Той подготвя документи и ги подава към програмата, която вече ползвате.

Как да ги тествате с ваши документи, а не с демо файлове?

Процедура за една седмица, която дава отговор, вместо впечатление. Същата папка, същият сметкоплан, същият човек на прегледа.

• 1. Изберете два клиента: един на Делта Pro и един на Плюс Минус или Ажур. Съберете по 20 реални документа от всеки: обикновени фактури за услуги, две-три с много редове и стоково обвързани сметки, касов бон, фактура в чужда валута, проформа и един умишлен дубликат.
• 2. Настройте и двата продукта по сметкоплана на всеки клиент, преди да качите каквото и да е. В Gotovo синхронизирайте сметкоплана през Sendera или качете файла; в CONTROLISY конфигурирайте папката на фирмата за съответната програма по тяхната инструкция. Тест с общи сметки не казва нищо.
• 3. Качете документите по един и същ начин. За всеки отбележете: колко полета сте поправили, дали контировката е била използваема без редакция, дали проформата и дубликатът са били спрени.
• 4. Прехвърлете одобрените документи в програмата: в Делта Pro през Sendera за Gotovo, през импорт на експортния файл за CONTROLISY. Проверете дневника за покупки за разминаване по суми, ДДС и контрагент.
• 5. Пресметнете време на документ от качване до верен запис, включително прегледа. Числата на сайтовете, включително нашите, са реклама; вашият хронометър не е.
• 6. Ако банките са важни за вас, дайте на CONTROLISY едно реално извлечение и вижте колко редове са контирани вярно. Gotovo пропуска тази стъпка, защото не я предлага.
• 7. Задайте и на двата доставчика един и същ въпрос: какво става при грешно подаден документ, вече влязъл в програмата. Отговорът показва дали продуктът познава процеса на програмата или само го ползва.