Дублирани фактури: как да ги хванем, преди да влязат два пъти в счетоводството

Откъде идват дублираните фактури?

Почти никога от злонамерен доставчик. Дубликатите се раждат по пътя между клиента и кантората, и колкото повече канали има този път, толкова повече копия се появяват. Най-бързият начин да получиш една фактура три пъти е да кажеш на клиента, че не си я получил.

Типичните източници, подредени по честота в практиката на канторите:

• Няколко канала за един документ. Доставчикът праща PDF по имейл, клиентът го снима и го праща по Viber „за всеки случай“, а в края на месеца същата фактура идва и на хартия в папката. Три различни файла, една фактура.
• Повторно изпращане от клиента. Клиентът не е сигурен дали е пратил документа и го праща пак след седмица. Понякога с нов имейл, понякога като отговор на стария.
• Копие от самия доставчик. При загубена фактура доставчикът издава копие с надпис „Дубликат“ или „Копие“. Това е същият документ със същия номер, не нова доставка.
• Две снимки на една фактура. Първата е размазана, клиентът снима втори път и праща и двете. Хартията е една, файловете са два.
• Грешно разчетен доставчик. При автоматично разчитане получателят понякога се прочита като издател. Тогава второто копие изглежда като фактура от друг доставчик със същия номер и проверката по номер и доставчик го пропуска.
• Различни месеци. Фактурата е въведена ръчно през август, а през септември същият документ пристига по друг канал и влиза пак. Проверка само в текущия месец не го вижда.
• Ръчно и автоматично въвеждане едновременно. Част от документите се въвеждат на ръка в програмата, друга част минават през инструмент за разчитане. Ако двата потока не се сверяват, пресечната им точка са дубликатите.

По какво трябва да сравнява една проверка за дубликат?

Ключът е комбинацията ЕИК на доставчика + номер на фактурата + дата на издаване. Всяко от трите само по себе си е недостатъчно, а заедно идентифицират документа еднозначно, защото по чл. 114 ЗДДС фактурата носи пореден номер и дата, а издателят е определен с идентификационен номер.

Защо не стига по-малко:

• Само номер. Две различни фирми издават фактура №0000000123 всеки месец. Номерът е уникален в рамките на издателя, не в рамките на държавата.
• Само файл. Хешът на файла или името му хващат единствено идентични копия на същия PDF. Снимката по Viber и сканът на хартията са различни файлове за една и съща фактура.
• Само сума и доставчик. Месечният наем е една и съща сума всеки месец от един и същ доставчик, но това са дванайсет различни фактури. Сумата е добра допълнителна проверка, не основна.
• Номер и име на доставчика. Името се разчита по различни начини: „ЕООД“ отпред или отзад, кавички, латиница. ЕИК-ът е единственото стабилно поле. Ако липсва, нормализираното име е резервен вариант, не равностоен.

Какви подробности правят проверката надеждна?

Три технически правила, които често се пропускат и после излизат като „проверката не хвана“:

• Номерът се сравнява без водещите нули. „0000000123“ и „123“ са един и същ номер. Ръчно въведените документи често са без нули, разчетените автоматично са с всичките десет знака.
• Фактури и известия не се смесват. Кредитното известие препраща към номера на фактурата, но е отделен документ със свой номер. Съвпадение по номера на препратката не е дубликат.
• Проверката е и назад във времето. Най-малко предходните два-три месеца, а при доставчици с дълъг срок на плащане и повече. Дубликатът между месеци е по-честият и по-скъпият, защото обикновено единият месец вече е приключен.
• Обща сума като втори ключ. При съвпадение по ЕИК, номер и дата, но различна сума, по-вероятно е грешно разчетена сума, отколкото две фактури. Такъв случай се показва на човек, не се решава автоматично.

Кои документи приличат на дубликат, но не са?

Проверката трябва да хваща дубликатите, без да спира редовни документи. Списъкът по-долу е за случаите, в които съвпадението е подвеждащо. Всеки ред: документ, защо прилича на дубликат, какво се прави.

• Проформа и после фактура. Същият доставчик, същата сума, често същите редове. Проформата не е данъчен документ и не се осчетоводява. Фактурата е единственият запис.
• Авансова и окончателна фактура. Същата сделка, два различни номера. И двете се осчетоводяват, като окончателната приспада аванса. Това не е дубликат, а последователност.
• Кредитно известие към фактура. Съдържа номера и датата на фактурата като препратка. Отделен документ с обратен знак.
• Копие с надпис „Дубликат“ от доставчика. Това е дубликат в буквален смисъл: същият документ, издаден повторно. Ако оригиналът е въведен, копието се прилага към него и не се осчетоводява.
• Анулирана фактура и нова на нейно място. Доставчикът е сгрешил и издава нова с друг номер. Осчетоводява се само новата. Ако старата вече е въведена, се сторнира.
• Няколко фактури в един PDF. Доставчикът изпраща месечните си фактури в един файл. Различни номера, различни документи. Файлът се разделя, нищо не се пропуска.

Как да организираме проверката в кантората?

Процедура в шест стъпки, която работи и без специален софтуер. Колкото по-рано в потока се прави проверката, толкова по-евтина е.

• 1. Един канал за входящи документи на клиент. Договорете с клиента къде пращат фактурите: един имейл адрес или едно приложение. Viber и хартията остават за изключения, не за редовния поток. Повечето дубликати изчезват още тук.
• 2. Регистрирайте документа при получаване, не при осчетоводяване. Входящ регистър с ЕИК на доставчика, номер, дата и сума, попълван в деня на пристигане. Дубликатът се вижда при втория опит за регистриране, преди някой да е контирал нещо.
• 3. Проверявайте срещу вече въведеното, включително предходни месеци. Преди осчетоводяване справка в програмата по доставчик и номер. Ако програмата предупреждава за дублиран номер само при определени операции, не разчитайте само на нея.
• 4. Маркирайте хартията. Печат „Въведена“ с дата върху всяка осчетоводена фактура на хартия. Ако същата дойде пак, печатът решава въпроса за две секунди.
• 5. Преди приключване на месеца подредете дневника за покупки по доставчик и номер. Повторенията се виждат с просто око. Същата справка, пусната за два съседни месеца заедно, хваща дубликатите между месеци.
• 6. Сверете салдото по сметка 401 с големите доставчици. Доставчикът, който получава две плащания за една фактура, обикновено се обажда, но този, който просто вижда по-високо салдо във вашите книги, не.

Какво се прави, когато дубликатът вече е осчетоводен?

Един дубликат на фактура за покупка оставя четири следи: разходът или стоката са записани два пъти, по сметка 401 стои несъществуващо задължение, ДДС-то по 4531 е приспаднато два пъти и дневникът за покупки има два реда за един документ. Поправката зависи от това кога е открит.

• Открит в същия месец, преди подаване на справка-декларацията. Втората статия се изтрива или сторнира, редът излиза от дневника, документът се прилага към оригинала. Няма последствия извън книгите на фирмата.
• Открит след подаване на справка-декларацията. Втората статия се сторнира в месеца на откриването, за да са верни разходът и салдото по 401. За ДДС-то не е достатъчно да се махне редът от следващия дневник: документът е бил неправилно отразен в отчетен регистър за вече деклариран период и корекцията минава по реда на чл. 126 ЗДДС. Кой точно вариант от този ред се прилага, решава счетоводителят, който подава декларацията, при нужда след справка с НАП.
• Платен два пъти. Ако по дубликата е направен и втори превод, това е отделен проблем, който счетоводната корекция не решава. Сумата се търси от доставчика като надплатена или се прихваща от следваща фактура, с писмено потвърждение и от двете страни.
• Открит при годишно приключване. Освен горното се проверява дали дубликатът не е променил и данъчния финансов резултат. Двойно признат разход от предходна година се коригира по реда на ЗКПО, което е тема за отделна статия.
• Във всички случаи: причината се записва. Ако дубликатът е дошъл по втори канал, се затваря каналът. Ако е от грешно разчетен доставчик, се добавя правило за този доставчик. Корекция без промяна в процеса е покана за следващия дубликат.

Какво може да свърши софтуерът и какво остава за човека?

Проверката по ЕИК, номер и дата е правило, а правилата се автоматизират добре. Инструмент, който стои между входящите документи и счетоводната програма, може да сравни всеки нов документ с вече получените по същия клиент, да сложи етикет на второто копие и да не го изпрати напред. В Gotovo това е локална проверка по ЕИК на доставчика, номер и дата, при която груповото изпращане към Делта Pro праща само най-старото копие. Втори слой е сравнението с дневниците по ЗДДС на клиента, качени като Excel от самата Делта Pro: документ, който вече е в дневника за месеца, получава етикет „В Делта“ и не се изпраща, а съвпадение само по номер с друг контрагент се показва като предупреждение, защото най-често е грешно разчетен доставчик.

Човекът остава нужен на три места. При съвпадение по номер и доставчик, но различна дата или сума, защото там се решава дали е грешка в разчитането или два документа. При документите, които приличат на дубликат, но не са, защото проформата, авансът и известието се разпознават по смисъл, не по полета. И при дубликат, който вече е минал в деклариран период, защото корекцията е процедура, а не бутон. Ако клиентът има десетина фактури на месец, всичките по един имейл, печатът „Въведена“ и подреденият дневник вършат същата работа, и инструмент като Gotovo не е оправдан за него.