Проформа фактура и Делта Pro: какво се осчетоводява, какво не и как да не влезе два пъти

Какво е проформа фактура и защо не е счетоводен документ?

Проформата е покана за плащане. Доставчикът я издава преди доставката, за да каже на клиента какво ще получи и колко да преведе. В нея има всичко, което прилича на фактура: контрагенти, редове, данъчна основа, ДДС, обща сума. Липсва само едно, и то е решаващото: тя не удостоверява, че доставка е извършена или че плащане е получено.

По чл. 112, ал. 1 от ЗДДС данъчни документи са фактурата, известието към фактура и протоколът. Проформата не е в списъка. Оттук следват две практически последствия. Първо, по нея не се упражнява право на данъчен кредит, защото чл. 71, т. 1 ЗДДС иска получателят да притежава данъчен документ, съставен по изискванията на чл. 114 и 115. Второ, тя не влиза в дневника за покупки и в справка-декларацията, защото там се описват само данъчни документи.

От счетоводна гледна точка нещата са същите. Запис в книгите се прави въз основа на първичен документ за извършена стопанска операция. Проформата документира намерение, не операция. Докато няма доставка или плащане, няма нито разход, нито актив, нито задължение към доставчика. Затова правилото в кантората е просто: по проформа не се контира нищо. Пълният текст на ЗДДС е на lex.bg, а Законът за счетоводството е публикуван на сайта на Министерството на финансите.

Какво се случва, когато клиентът плати по проформата?

Тогава възниква първият реален документ, но той не е проформата, а банковото извлечение. Плащането преди доставката е авансово плащане. По чл. 25, ал. 7 ЗДДС при пълно или частично авансово плащане преди датата на данъчното събитие данъкът става изискуем при получаването на плащането, за размера на платеното. За доставчика това означава задължение: по чл. 113, ал. 4 ЗДДС фактурата за получен аванс се издава не по-късно от 5 дни от датата на получаване на плащането.

В книгите на клиента последователността е следната. Номерата на сметките са по типичния български сметкоплан и трябва да се сверят с индивидуалния сметкоплан на фирмата.

• Ден на превода, по банковото извлечение: Дт 402 Доставчици по аванси (или аналитичност „аванси“ към 401) / Кт 503 Разплащателна сметка. Основанието е извлечението, не проформата. Проформата се прилага като придружаващ документ, за да е ясно за какво е преводът.
• Пристига авансовата фактура от доставчика: тя е данъчният документ. Записва се ДДС по 4531 и се вързва с аванса: Дт 4531 / Кт 401 за данъка, а основата остава по аванса. Тази фактура влиза в дневника за покупки за периода, в който се упражнява правото на данъчен кредит.
• Пристига окончателната фактура след доставката: тя показва пълната доставка и обикновено ред с отрицателна стойност „приспаднат аванс“. Осчетоводява се доставката, авансът се приспада, ДДС се начислява само върху разликата. Данъкът по аванса не се записва втори път.
• Ако доставка така и не се случи и доставчикът върне парите, връщането се записва пак по извлечението, а ако е била издадена авансова фактура, доставчикът дължи кредитно известие към нея.

Как да различа проформа от фактура, когато документът изглежда еднакво?

Някои доставчици правят проформата върху същата бланка като фактурата и разликата е в една дума. Ето какво да гледаш, в реда, в който най-бързо дава отговор.

• Заглавието. „Проформа фактура“, „Проформа“, „Proforma Invoice“, „Pro forma“. Ако някоя от тези думи е в заглавието или в горния колонтитул, документът не се осчетоводява, независимо колко реквизити има.
• Текст като „не е данъчен документ“, „основание за плащане“, „валидна до“ или „офертата важи до“. Фактурата не носи срок на валидност, проформата често носи.
• Номерацията. Фактурите имат десетразряден пореден номер от собствен диапазон. Проформите най-често са в отделна поредица, понякога с префикс „ПФ“ или „PI“. Съвпадение на номера с по-късна фактура не е гаранция за нищо, разликата в поредицата е по-надежден знак.
• Липсата на дата на данъчно събитие или на основание за неначисляване. Проформата няма данъчно събитие, защото нищо още не е станало.
• Когато след проформата пристигне фактура, двете обикновено имат еднакви суми и еднакви редове. Това е най-честият път, по който проформата влиза в книгите по погрешка: някой я е въвел като фактура, а после влиза и фактурата, и разходът и ДДС са двойни.

Каква е процедурата, когато клиент на кантората праща проформи?

Клиентите пращат проформи, защото това е документът, който са получили, когато е трябвало да платят. Не е грешка от тяхна страна. Грешка е проформата да бъде третирана като фактура. Процедурата по-долу работи и за имейл, и за Viber, и за папка на бюрото.

• 1. Не въвеждай нищо по проформата. Нито разход, нито ДДС, нито задължение към доставчика. Това е единственото правило, което не търпи изключение.
• 2. Провери дали е платена. Погледни банковото извлечение за превод със същата сума и същия получател. Ако има превод, запиши аванса по извлечението, както е описано по-горе.
• 3. Поискай данъчния документ. Ако клиентът е платил, доставчикът му дължи авансова фактура в 5-дневен срок от плащането. Ако доставката е минала, дължи фактура в 5-дневен срок от датата на данъчното събитие по чл. 113, ал. 4 ЗДДС. Клиентът трябва да я поиска, кантората не може да я замести.
• 4. Дръж проформата в папка „чакащи“, не в папка „осчетоводени“. Запиши при нея номера на превода и датата. Когато реалната фактура пристигне, проформата и преводът се вързват към нея и папката се чисти.
• 5. При получаване на фактурата провери за дублиране. Сравни доставчик по ЕИК, сума и редове с вече въведените документи за периода. Ако проформата по някаква причина е била въведена, изтрий или сторнирай записа по нея, преди да въведеш фактурата.
• 6. Ако нито плащане, нито доставка са се случили, проформата е изтекла оферта. Може да се пази за справка, в книгите няма следа от нея.

Проформа, авансова фактура и окончателна фактура: кое какво поражда?

Трите документа изглеждат еднакво и идват за една и съща сделка, но правят различни неща в книгите. Сравнението по-долу е по редове: документ, данъчен документ ли е, какъв запис поражда, кога се издава.

• Проформа фактура. Данъчен документ: не. Запис: никакъв. ДДС: не се начислява и не се приспада. Издава се преди плащане или доставка, по желание на доставчика, няма законов срок.
• Банково извлечение с превод по проформата. Данъчен документ: не, но е първичен документ за плащането. Запис: аванс към доставчика срещу разплащателната сметка. ДДС: не.
• Авансова фактура. Данъчен документ: да. Запис: ДДС по 4531 срещу доставчика, основата остава по аванса. Влиза в дневника за покупки. Издава се до 5 дни от получаване на плащането.
• Окончателна фактура. Данъчен документ: да. Запис: доставката в пълен размер, приспаднат аванс, ДДС върху разликата. Издава се до 5 дни от данъчното събитие.

Как трябва да третира проформата опашката към Sendera и Делта Pro?

Във формата за обмен на документи на Microinvest проформата има собствен код на тип документ, различен от фактурата, известията и протокола. Това е удобно за разпознаване, но не е причина документът да бъде изпратен. В Делта Pro проформата няма какво да прави: тя не поражда контировка, не влиза в дневниците и не създава задължение. Единственото, което изпращането ѝ може да постигне, е да се появи в опашката от „Получи документи от Sendera“ и някой да я запише по невнимание.

Затова инструментът, който подава документи, трябва да направи три неща: да разпознае проформата по надписа и да я покаже с нейния тип, да блокира изпращането към Sendera с ясно съобщение, и да я пропуска при групово изпращане, така че папка с 40 фактури и 2 проформи да изпрати 40 документа, а не 42.

В Gotovo проформата остава в списъка с бележка „Проформа — не се осчетоводява. Изчакайте реалната фактура.“, бутонът за изпращане е неактивен, а груповото изпращане я прескача. Разпознатият тип се вижда на екрана за преглед, така че ако надписът е бил пропуснат, ти го виждаш преди изпращане. Правилото е същото като на хартия: ако ти виждаш „Проформа“, а инструментът не, документът не се изпраща.

Контролен списък за проформи при нов клиент на Делта Pro

Мини през тези точки, когато поемаш клиент, който плаща по проформи, например за абонаменти, наеми, реклама или стоки с предплащане.

• Клиентът знае, че проформата не е фактура и че трябва да поиска авансовата или окончателната фактура след всяко плащане.
• Авансите към доставчици се водят по отделна сметка или аналитичност, така че неприключените аванси да се виждат в края на месеца.
• Проформите живеят в папка „чакащи“ с номер на превода, не при осчетоводените документи.
• При всяка фактура, която идва след проформа, се проверява дали проформата вече не е въведена по погрешка.
• Инструментът за въвеждане показва типа на документа и спира проформите преди Sendera, включително при групово изпращане.
• В края на периода неприключените аванси се сверяват с доставчиците: за всеки аванс трябва да има авансова фактура или върнати пари.

Кога този материал не се отнася за теб?

Всичко горе важи за клиенти на Microinvest Делта Pro, при които документите влизат през Sendera. Ако кантората води проформите като регистър за контрол на плащанията, например кой аванс е одобрен, кой е платен и кой чака, това е процес по управление на плащания, не по осчетоводяване. Gotovo не е инструмент за одобрение и проследяване на плащания: той обработва документи, които ще стигнат до счетоводния софтуер, а проформата не е такъв документ. За такъв регистър е по-добра таблица или модулът за плащания на самия клиент.