Контировка на фактура за покупка: примери за стоки, услуги, гориво и касов бон

Кое е основното правило при контировка на фактура за покупка?

Фактурата документира доставка, не плащане. Затова в статията по нея няма парична сметка: отляво е това, което фирмата е получила (стока, материал, услуга, актив) плюс данъкът, който има право да приспадне, отдясно е задължението към доставчика по сметка 401 с брутото по фактурата.

Плащането е друга операция с друг първичен документ: банково извлечение, разходен касов ордер или фискален бон. С него задължението се закрива с втора статия: Дт 401 / Кт 503 Разплащателна сметка при превод или Дт 401 / Кт 501 Каса при плащане в брой. Двете статии може да са на една дата, но са две статии с два документа.

Когато плащането се вкара в статията по фактурата, сметка 401 престава да показва колко реално дължи фирмата, сверяването с доставчика не излиза, а когато банковото извлечение бъде осчетоводено, същото плащане влиза втори път. Повечето „разминавания по 401“ в края на годината идват от точно тази грешка.

Номерата на сметките в примерите са по типичния национален сметкоплан: 304 Стоки, 302 Материали, 601 Разходи за материали, 602 Разходи за външни услуги, 4531 Начислен ДДС на покупките, 401 Доставчици, 501 Каса, 503 Разплащателна сметка. Важи индивидуалният сметкоплан на фирмата. Правото на данъчен кредит и реквизитите на фактурата са в ЗДДС (чл. 69 до 72 и чл. 114), публикуван на lex.bg; изискванията към първичния документ са в Закона за счетоводството на сайта на Министерството на финансите.

Как се контира фактура за стоки, купени за препродажба?

Пример: фактура за стоки за магазин, данъчна основа 1 000 €, ДДС 200 €, общо 1 200 €. Фирмата е регистрирана по ЗДДС, фактурата има реквизитите по чл. 114.

• Дт 304 Стоки — 1 000 €
• Дт 4531 Начислен ДДС на покупките — 200 €
• Кт 401 Доставчици, аналитичност по доставчика — 1 200 €
• Дневник за покупки: с пълен данъчен кредит, в периода на фактурата или в някой от следващите 12 данъчни периода по чл. 72 ЗДДС.
• Плащане: нищо в тази статия. Когато преводът мине, Дт 401 / Кт 503 за 1 200 € по банковото извлечение.

Кога стоката е 304, а кога 601 или 302?

Същата фактура може да отиде по три сметки и ЗДДС не казва по коя. Това е счетоводна политика. Стоки за препродажба отиват в 304. Материали за производство или услуга отиват в 302. Дребни покупки, които се изразходват веднага и не се водят на склад, например канцеларски материали, отиват направо в 601 Разходи за материали. Ресторант, който купува продукти за кухнята, обикновено работи с 302 или 601, защото не препродава продуктите в същия вид.

В Microinvest Делта Pro сметки като 302 и 304 са обвързани със стока и искат код от каталога за всеки ред, а чистата разходна сметка 601 не иска. Ако стоките не се водят по артикули, по-чистото решение е разходна сметка, а не измислен артикул в каталога. Повече за грешката „невалидни данни за сметка, обвързана със стока“ има в отделна статия в ресурсите.

Как се контира фактура за услуга?

Пример: фактура за месечен наем на офис от български доставчик, данъчна основа 500 €, ДДС 100 €, общо 600 €. Същата схема важи за счетоводни услуги, реклама, телефон, ремонт, куриер и всяка друга външна услуга.

• Дт 602 Разходи за външни услуги, аналитичност „наем“ — 500 €
• Дт 4531 Начислен ДДС на покупките — 100 €
• Кт 401 Доставчици — 600 €
• Дневник за покупки: с пълен данъчен кредит, както при стоките.
• Плащане: отделна статия по банковото извлечение, Дт 401 / Кт 503 за 600 €.

Какво е различно при услуга от чуждестранен доставчик?

Фактура от Google Ireland, Meta Platforms Ireland или чуждестранен софтуер идва без ДДС, обикновено с текст „reverse charge“ или „Art. 196“. На доставчика се дължи само нетната сума и затова по 401 се записва само тя. Данъкът фирмата си самоначислява с протокол по чл. 117 ЗДДС с отделна статия, която не пипа 401.

• Статия 1, по фактурата: Дт 602 / Кт 401 — нетната сума, например 500 €.
• Статия 2, по протокола: Дт 4531 / Кт 4532 — 100 € самоначислен ДДС. Протоколът се описва и в дневника за покупки, и в дневника за продажби.
• Често срещана грешка: Кт 401 с брутната сума, сякаш доставчикът е начислил ДДС. Тогава 401 показва 600 € задължение, а фирмата дължи 500 €.

Как се контира фактура за гориво?

При горивото една и съща фактура се контира по два начина според това за какъв автомобил е. Пример: фактура от бензиностанция, данъчна основа 100 €, ДДС 20 €, общо 120 €. Ако горивото е за товарен автомобил, бус N1 или друго превозно средство, което не е лек автомобил по смисъла на ЗДДС, има право на данъчен кредит:

• Дт 601/2 Разходи за гориво (или 601 с аналитичност по автомобил) — 100 €
• Дт 4531 Начислен ДДС на покупките — 20 €
• Кт 401 Доставчици — 120 €

Защо горивото за лек автомобил се контира брутно?

По чл. 70, ал. 1, т. 4 и т. 5 ЗДДС право на данъчен кредит не е налице за придобит лек автомобил и за стоките и услугите, свързани с неговата поддръжка, ремонт и експлоатация, включително горивото. Лек автомобил по § 1, т. 18 от допълнителните разпоредби е автомобил, в който броят на местата за сядане без мястото на водача не превишава пет. Изключенията са в чл. 70, ал. 2: автомобили, използвани единствено за транспортни и охранителни услуги, таксиметрови превози, отдаване под наем, куриерски услуги, обучение на водачи или за препродажба.

За лек автомобил без изключение данъкът не се приспада и отива в разхода:

• Дт 601/2 Разходи за гориво — 120 € (брутно, с ДДС)
• Кт 401 Доставчици — 120 €
• Дневник за покупки: фактурата се описва без право на данъчен кредит (колона 9), а не се пропуска.
• Видът на горивото не е доказателство за нищо. Решаващи са регистрационният номер и за какво се ползва автомобилът, затова е добре фирмата да има списък на автомобилите си с отбелязано кои са леки без изключение. Месечна фактура от карта за гориво се разделя по автомобил.

Касов бон или фактура: какво се контира при плащане в брой?

Служител купува консумативи за 60 € и носи само фискален бон. Бонът доказва разхода и плащането, но не е данъчен документ по чл. 112 ЗДДС. Правото на данъчен кредит по чл. 71, т. 1 изисква фактура по чл. 114 (или протокол, или митнически документ). Без фактура ДДС-то остава в разхода:

• Само касов бон: Дт 601 — 60 € брутно / Кт 501 Каса — 60 € (или Кт 422 Подотчетни лица, ако служителят е платил със свои пари). Не влиза в дневника за покупки или влиза без право на кредит, по политика на фирмата.
• Касов бон плюс фактура за същата покупка: две статии. По фактурата: Дт 601 — 50 € + Дт 4531 — 10 € / Кт 401 — 60 €. По бона, като доказателство за плащането в брой: Дт 401 / Кт 501 — 60 €. Фактурата влиза в дневника за покупки с пълен кредит, бонът се прилага към нея.
• Плащане с карта на ПОС терминал: по фактурата само първата статия. Задължението по 401 се закрива по банковото извлечение, не по бона. „Платено с карта“ на бона не е плащане в брой.
• Фактура, отпечатана като „разширен фискален бон“ с всички реквизити по чл. 114, е фактура и се третира като такава.

Четирите случая един до друг

Същата схема, различна първа сметка и различно ДДС. Всеки ред: случай, документ, статия по документа, дневник за покупки.

• Стоки за препродажба. Документ: фактура. Статия: Дт 304 + Дт 4531 / Кт 401. Дневник: пълен кредит.
• Услуга от български доставчик. Документ: фактура. Статия: Дт 602 + Дт 4531 / Кт 401. Дневник: пълен кредит.
• Услуга от чуждестранен доставчик. Документ: фактура без ДДС + протокол по чл. 117. Статии: Дт 602 / Кт 401 нето; Дт 4531 / Кт 4532 по протокола. Дневник: протоколът в покупки и в продажби.
• Гориво за товарен автомобил или автомобил с изключение. Документ: фактура. Статия: Дт 601/2 + Дт 4531 / Кт 401. Дневник: пълен кредит.
• Гориво за лек автомобил. Документ: фактура. Статия: Дт 601/2 брутно / Кт 401. Дневник: без право на кредит.
• Покупка само с касов бон. Документ: фискален бон. Статия: Дт 60x брутно / Кт 501 или Кт 422. Дневник: не или без кредит, по политика.
• Във всички случаи с фактура: плащането е отделна статия Дт 401 / Кт 503 или Кт 501 по документа за плащане.

Кои грешки при контировка на покупки се повтарят най-често?

Списъкът е подреден по това колко работа струва поправката по-късно.

• Плащането е вкарано в статията по фактурата (Кт 503 вместо Кт 401). Салдото по 401 е невярно и плащането влиза втори път при банковото извлечение.
• ДДС по 4531 от касов бон без фактура: данъчен кредит без данъчен документ.
• Гориво, ремонт или наем за лек автомобил с приспаднат ДДС, без автомобилът да попада в изключенията по чл. 70, ал. 2.
• Кт 401 с бруто при фактура от чуждестранен доставчик, при която ДДС-то се самоначислява.
• Проформа, въведена като фактура. Проформата не е данъчен документ и не поражда запис.
• Една и съща фактура, пристигнала по имейл и по Viber, въведена два пъти. Проверката е по ЕИК на доставчика, номер и дата.

Какво може да реши автоматичната контировка и какво остава за счетоводителя?

Схемата по-горе е правило, а правилата се автоматизират добре. Инструмент, който чете фактурата, може да предложи Дт 60x или 30x по вида на покупката, Дт 4531 по ДДС-то на документа и Кт 401 по брутото, да разпознае чуждестранен доставчик без ДДС и да не слага 4531 по касов бон без фактура. В Gotovo контировката се изгражда от такива правила и от правилата на самия клиент, например „за този доставчик 601/1, а не 304“, а не се оставя на езиковия модел да я измисли. Счетоводителят я вижда и одобрява, преди документът да стигне до счетоводния софтуер.

Три неща остават човешки. Политиката: 304 или 601, гориво по автомобил, праг за дълготраен актив; решава се веднъж при поемане на клиента и се записва като правило. Лекият автомобил: инструментът може да предупреди, но не бива сам да махне данъчния кредит, защото изключенията по чл. 70, ал. 2 зависят от факти, които документът не съдържа. Специалните режими: касова отчетност, маржови схеми, частичен данъчен кредит, внос; там решението е преглед от човек. Ако повечето документи на клиента са от този тип, автоматичната контировка няма да спести много и Gotovo не е подходящият инструмент за него.