Задължителни реквизити на фактура по чл. 114 ЗДДС: чеклист и какво правя, ако нещо липсва

Кои са задължителните реквизити на фактурата по чл. 114 ЗДДС?

Списъкът в ал. 1 има петнадесет точки, една от тях е отменена. Фактурата съдържа наименование на документа, десетразряден номер, дата на издаване, име, адрес и идентификационен номер на доставчика и на получателя, вид и количество, дата на данъчното събитие или на плащането, единична цена и данъчна основа, ставка и размер на данъка, сума за плащане при разлика и данните за ново превозно средство при ВОД.

Идентификационният номер по чл. 94, ал. 2 е номерът по ЗДДС: BG плюс ЕИК. Когато доставчикът или получателят не е регистриран по ЗДДС, се посочва номерът по чл. 84 ДОПК, на практика ЕИК или код по Булстат. Получател от друга държава членка се посочва с ДДС номера си там.

Таблицата следва номерацията на закона. Точка 6 („име, фамилия и подпис на съставителя“) от първоначално обнародвания текст е отменена, затова списъкът прескача от 5 на 7. Колоната „ако липсва“ дава практическия отговор; защо един пропуск е формален, а друг съществен, е обяснено по-долу.

Разделянето на „формален“ и „съществен“ е практически ориентир по практиката на Съда на ЕС, не текст от закона. Съдът е приемал за поправим дори липсващ номер на доставчика; таблицата следва по-предпазливата практика при ревизия.

подписи и печати, които чл. 114 изисква

0

подписи и печати, които чл. 114 изисква

Източник: ЗДДС, чл. 114, ал. 1

срок за издаване след данъчното събитие

5 дни

срок за издаване след данъчното събитие

Източник: ЗДДС, чл. 113, ал. 4

данъчни периода, в които кредитът може да се ползва

12

данъчни периода, в които кредитът може да се ползва

Източник: ЗДДС, чл. 72, ал. 1

праг, до който три реквизита може да липсват

100 €

праг, до който три реквизита може да липсват

Източник: ЗДДС, чл. 114, ал. 7

Трябват ли подпис и печат на фактурата?

Не. Нито чл. 114 ЗДДС, нито чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството изискват подпис или печат върху фактура към външен получател. Фактура без подпис и печат е валидна и носи данъчен кредит. Подпис се иска другаде: в протокола за анулиране по чл. 116, ал. 4 ЗДДС и във вътрешните документи по чл. 6, ал. 3 ЗСч.

Подписът на съставителя беше предвиден в първоначално обнародвания текст на ЗДДС и беше отменен, а старият Закон за счетоводството го изискваше и за документи към външни получатели. Законът за счетоводството от 2016 г. иска име и подпис на съставителя само за документи, които засягат единствено дейността на самото предприятие (чл. 6, ал. 3), не за фактура към клиент. Печатът не е бил реквизит на фактура от години; остана по навик, както индигото в някои чекмеджета.

На мястото на подписа законът слага друго изискване: автентичност на произхода, цялост на съдържанието и четливост на фактурата от издаването до края на срока за съхранение (чл. 114, ал. 6). Това се доказва не с подпис, а с връзката между фактурата и доставката: поръчка, договор, приемане, плащане.

Кой пропуск е формален и кой е съществен за данъчния кредит?

Съдът на ЕС прие по дело Barlis 06 (C-516/14), че правото на приспадане не може да се откаже само защото фактурата не отговаря на формалните изисквания, ако органът разполага с всичко необходимо да провери материалните условия: реална доставка за облагаема дейност, от данъчно задължен доставчик, с дължим данък. Пропуск, който пречи на тази проверка, е съществен.

Съществените данни са пет: кой е доставчикът (име и идентификационен номер), кой е документът (номер и дата), какво е основата, какъв е данъкът на отделен ред и кога е данъчното събитие. Без тях проверката е невъзможна и кредитът не е защитим. Всичко останало може да се докаже с други документи. По дело Senatex (C-518/14), където в документите липсваше номерът на доставчика, Съдът добави, че поправена фактура действа от момента на първоначалното издаване, а не от поправката. По дело Vădan (C-664/16) обаче постави границата: без никаква фактура, само с оценка на вещо лице, кредит няма.

В българската практика НАП проверява реквизитите по чл. 114 заедно с документа по чл. 71 и при ревизия търси липсващия ДДС номер на получателя. Етикетът „формален“ помага да защитите кредита, не да пропуснете поправката: нова фактура затваря въпроса, аргументът с практиката на Съда на ЕС е резервният план.

Ориентир за практиката. Решението за конкретната доставка остава на счетоводителя.

Какво правя, когато фактура пристигне с грешен или липсващ реквизит?

Поправки и добавки върху фактурата не се разрешават (чл. 116, ал. 1). Грешният документ се анулира и се издава нов; ако вече е отразен в дневниците на някоя от страните, се съставя и протокол по чл. 116, ал. 4. Докато чакате, осчетоводете разхода и задължението по 401, а кредита ползвайте в рамките на 12-те периода по чл. 72.

Новата фактура носи същата дата на данъчното събитие, но нов номер и нова дата на издаване. Ако сте осчетоводили разхода по старата, замяната е само на документа зад записа, не нов запис. Периодът на кредита следва данъчното събитие, не датата на новата фактура.

Валидна ли е фактура в PDF по имейл без електронен подпис?

Да. Фактурата се издава на хартия или електронно, а електронната фактура се приема от получателя с писмено или мълчаливо съгласие (чл. 114, ал. 9). Не е нужен квалифициран електронен подпис, а гарантирана автентичност на произхода, цялост на съдържанието и четливост до края на срока за съхранение (ал. 6), която може да се осигури и чрез одитна следа между фактурата и доставката (ал. 10).

Одитната следа на практика е папката на доставката: поръчка или договор, приемо-предавателен протокол или стокова разписка, фактура, плащане от сметката на фирмата. Квалифицираният електронен подпис и електронният обмен на данни са два от начините по ал. 11, не единствените; същото казват чл. 232 и 233 от Директива 2006/112/ЕО, откъдето идва текстът. Мълчаливото съгласие на получателя е просто това: получил е PDF, не е възразил и е платил.

Снимката по Viber на хартиена фактура е работно копие на хартиен документ, не електронна фактура. Оригиналът остава при клиента и трябва да се пази; снимката трябва да е четлива, защото четливостта е законово изискване, а размазаният ъгъл с данъка не е.

Какво е различно при фактура до 100 евро, обратно начисляване и доставчик без регистрация?

Три законови изключения променят списъка. До 100 евро основа плюс данък фактурата може да няма ставка, сума за плащане и данни за превозно средство (ал. 7). При обратно начисляване не се посочват ставка и размер на данъка, а текст „обратно начисляване“ с основанието (ал. 4). Нерегистриран доставчик не посочва данък (чл. 113, ал. 9).

Облекчението до 100 евро не важи за доставки с място на изпълнение в друга държава членка, за вътреобщностни доставки и за дистанционни продажби на стоки. Размерът на данъка (т. 13) остава задължителен и при малките фактури, защото без него няма кредит. Сумите може да са в която и да е валута, но данъчната основа и данъкът се посочват в евро (ал. 5).

Фактура с „обратно начисляване“ от доставчик от друга държава членка се издава по неговото право (чл. 226, т. 11а от Директива 2006/112/ЕО) и е валидна без ставка и данък; данъкът се самоначислява с протокол по чл. 117, описан в отделна статия. Фактура от нерегистриран български доставчик е валидна без данък и носи разход брутно, без ред по 4531; ако такъв доставчик все пак е написал ДДС, това е неправомерно начислен данък без право на кредит (чл. 70, ал. 5), а не ваш проблем за поправяне.

Какво проверява кантората, преди фактурата да стигне до програмата?

Една минута преглед спестява анулиране след месец. Проверете, че документът се казва фактура, че получателят е вашият клиент с верен ЕИК, че доставчикът има идентификационен номер и данъкът е на отделен ред, че двете дати са налице и логични, и че същият номер не е въвеждан вече.

В Gotovo проформата спира с бележка, преди да стигне до опашката към Делта Pro, а доставчикът, номерът, датите, основата и данъкът от прочетения документ стоят пред счетоводителя за преглед, преди да бъдат изпратени. Дали един реквизит е съществен за конкретната доставка, остава решение на човека.

Ако клиентът получава пет фактури на месец от двама доставчици, този преглед се прави на око за две минути и инструмент не е нужен. Списъкът по-горе е за кантората, при която фактурите идват по имейл, Viber и на хартия от десетки доставчици и грешката се вижда чак в седмицата преди 14-о число.