Касов бон или фактура: какво се осчетоводява, когато клиентът носи и двете

Защо касовият бон не дава данъчен кредит?

Защото правото на данъчен кредит по чл. 71, т. 1 ЗДДС се упражнява с данъчен документ по чл. 114 и 115, в който данъкът е посочен на отделен ред, а данъчни документи по чл. 112 са само фактурата, известието и протоколът. Касовият бон регистрира продажбата по чл. 118, но не е данъчен документ.

Фискалният бон носи данните на продавача, стоката, данъчната група и общата сума (чл. 26 от Наредба Н-18), но не носи данните на купувача. Без получател няма как да се докаже чия е доставката, затова законът оставя кредита за фактурата. Сумата няма значение: няма праг, под който бонът да замества фактура.

Практическото следствие: бон за канцеларски материали на стойност 24 € с ДДС се записва като разход за 24 €. Данъкът от 4 € не се отделя по 4531 и бонът не влиза в дневника за покупки с право на кредит.

данъчен кредит по касов бон без фактура

0 €

данъчен кредит по касов бон без фактура

Източник: чл. 71, т. 1 ЗДДС

срок за издаване на фактурата след данъчното събитие

5 дни

срок за издаване на фактурата след данъчното събитие

Източник: чл. 113, ал. 4 ЗДДС

прозорец за кредита по фактурата

12 периода

прозорец за кредита по фактурата

Източник: чл. 72 ЗДДС

Как се осчетоводява касов бон без фактура?

Брутно, с ДДС-то вътре в разхода, и в една статия заедно с плащането, защото бонът е едновременно документ за покупката и за плащането. Дт 601 или 602 за цялата сума срещу Кт 501 Каса при плащане в брой или Кт 503 при карта. Сметка 4531 не се пипа.

Ако бонът показва общата сума и в евро, и в левове, се осчетоводява евровата сума; левовата е справочна. Дребните бонове за паркинг, кафе за офиса или пощенски услуги се събират по същото правило: разход брутно, без ДДС.

Имам бон, фактура или и двете: какво осчетоводявам?

Правилото е едно: за една покупка има едно осчетоводяване. Има ли фактура, осчетоводява се тя, с кредит, ако отговаря на чл. 114 ЗДДС. Само бон: разход брутно, без кредит. Служебен бон: нищо. Таблицата по-долу е редът „имам → осчетоводявам → дневник“ за най-честите случаи.

Фактурата, отпечатана от фискалното устройство, е документът, който най-често обърква. На бензиностанциите и в много магазини касовият апарат печата фактурата с реквизитите по чл. 114 и фискалните данни в един лист. Ако на листа има фискално лого, номер на устройството и QR код, това е фактура и бон в едно: осчетоводява се като фактура и не се търси втори документ. Някои устройства печатат фактурата като нефискална разпечатка и отделен фискален бон за сумата; тогава бонът е вторият лист и се прилага към фактурата.

Сметките са по типичния национален сметкоплан; важи индивидуалният сметкоплан на клиента.

Как се осчетоводяват бон и фактура за една и съща покупка?

Веднъж, по фактурата. Фактурата поражда задължение по 401 и носи данъчния кредит; бонът показва, че задължението е платено в брой или с карта, и закрива 401 с втора статия. Двата документа се прикачат към едно осчетоводяване, не към две.

Ако двата документа се осчетоводят поотделно, разходът и ДДС-то влизат два пъти, а 401 показва несъществуващо задължение. Такива двойки са най-честият дубликат при снимки от клиенти: бонът се снима на касата, фактурата пристига по имейл след дни и на пръв поглед не прилича на него.

Как да разпозная, че бонът и фактурата са за една покупка?

По четири белега: същият доставчик (ЕИК на бона и на фактурата), същата обща сума до цента, дата в рамките на няколко дни и номер на бона или УНП, изписан върху фактурата. Фактура с текст „платено в брой“ и датата на бона е същата покупка, не втора.

Датите не съвпадат винаги. Бонът носи датата на плащането, а фактурата се издава до 5 дни от данъчното събитие по чл. 113, ал. 4 ЗДДС, затова бон от 28-и и фактура от 2-ри следващия месец могат да са една покупка. Решават сумата и доставчикът, не датата.

Когато фактурата е платена с карта, бонът често остава у служителя, а в кантората идва само фактурата. Тогава двойникът се появява месец по-късно, при разчистването на бардачка на колата. Проверката по доставчик и сума го хваща и тогава.

Защо фактура, платена в брой, без касов бон е проблем?

Защото ЗКПО гледа и на плащането. По чл. 10, ал. 4 ЗКПО при плащане в брой или с карта е нужна фискална касова бележка, когато има задължение за издаването ѝ, а липсата ѝ е основание разходът да не се признае за данъчни цели. Данъчният кредит по ЗДДС е по фактурата, но разходът виси.

Продавачът е длъжен да издаде фискален бон за всяка продажба в брой или с карта, независимо дали клиентът иска и фактура (чл. 118, ал. 1 ЗДДС). Фактурата не замества бона; двата документа се допълват. Изключението по чл. 10, ал. 4 ЗКПО е плащането по банков път или чрез прихващане: тогава бон не се дължи и извлечението е доказателството.

Практически: при фактура в брой без бон поискайте бона от доставчика, преди да приключите месеца. Ако клиентът плаща често в брой, най-простото решение е картата или преводът: при тях документът за плащането идва сам.

Какво е служебен бон и защо не се осчетоводява?

Служебният бон е нефискална разпечатка от касовия апарат: отваряне на касата, служебно въведени или изведени суми, пробен бон. Той не регистрира продажба и Наредба Н-18 не допуска да се издава при продажба. Същото важи за ресторантската „сметка“ преди плащане (документ за текуща сметка). Нито един от тях не е документ за разход или за плащане.

Познава се по надписа „СЛУЖЕБЕН БОН“ или „НЕФИСКАЛЕН“ и по липсата на фискално лого и QR код. Ако клиентът носи такъв бон за реална покупка, значи документът за плащането липсва: поискайте фискалния бон или фактурата.

Най-честият случай е ресторантската „сметка“, която идва преди плащането. Тя е покана да платите, не документ: с нея може да се плати вечерята, но не и да се оправдае разходът. Фискалният бон се печата при плащането и само той се прилага към представителните разходи.

Къде отива касовият бон в дневника за покупки и в Делта Pro?

Това е политика на кантората, не изискване на закона: бон без кредит може да стои извън дневника за покупки или да влезе в колона 9 без право на данъчен кредит. Решава се веднъж за всеки клиент и се прилага еднакво за всички бонове. В Делта Pro операция за колона 9 не е потвърдена, затова бонът се вкарва без ДДС операция.

В Gotovo тези случаи са вградени правила: самостоятелен касов бон минава без данъчен кредит, с ДДС в разхода, и по политиката на клиента отива извън дневника, в колона 9 или спира за преглед; фактура, отпечатана от касовия апарат, се третира като фактура; служебен бон не се осчетоводява и спира с предупреждение. Към Делта Pro бон без кредит се праща без ДДС операция и с предупреждение за ръчна проверка, защото Microinvest не е потвърдил операция за колона 9.

Ако клиентът носи по два-три бона на месец, не ви трябва инструмент: плик, сметка 601 и десет минути в края на месеца вършат същата работа.