ДДС до 14-то число: чеклист по дни за счетоводната кантора

Какво точно трябва да е в НАП до 14-о число?

Три неща за всеки регистриран клиент: справка-декларацията по чл. 125, ал. 1 ЗДДС, отчетните регистри по чл. 124 (дневник за покупките и дневник за продажбите) и, само ако през месеца е имало вътреобщностни доставки или услуги към лица в ЕС, VIES-декларацията по чл. 125, ал. 2. Всичко се подава по електронен път, а данъкът за внасяне се плаща в същия срок.

Срокът е един и същ за трите документа: до 14-о число включително на месеца, следващ данъчния период. За октомври 2026 г. нормативната дата е 14 ноември, но тя е събота и срокът изтича в понеделник, 16 ноември; за ноември срокът е 14 декември. Срокът не се удължава по молба и не зависи от това дали клиентът е донесъл документите си.

VIES-декларацията е само за месеците, в които клиентът е извършил вътреобщностни доставки или услуги с място на изпълнение в друга държава членка. Същото важи за доставки като посредник в тристранна операция. Ако няма такива, VIES не се подава. Покупките от ЕС не влизат във VIES, те се отчитат с протокол в дневниците.

Ако резултатът за периода е данък за внасяне, преводът към НАП трябва да е направен в същия срок (чл. 89, ал. 1 ЗДДС). Кантора, която подава на 13-ти, но казва на клиента сумата на 14-ти следобед, е оставила половината срок на банката: данъкът се смята за внесен на датата, на която сумата постъпи по сметката на НАП (чл. 89 ЗДДС).

срок за справка-декларация, дневници и VIES за предходния месец

14-о число

срок за справка-декларация, дневници и VIES за предходния месец

Източник: чл. 125, ал. 5 ЗДДС

срокът за октомври 2026 г., защото 14 ноември е събота

16.11.2026

срокът за октомври 2026 г., защото 14 ноември е събота

Източник: чл. 22, ал. 7 ДОПК

в които още може да се упражни кредит по пропусната фактура за покупка

12 периода

в които още може да се упражни кредит по пропусната фактура за покупка

Източник: чл. 72, ал. 1 ЗДДС

Какво става, ако 14-ти е събота или празник?

Срокът изтича в следващия работен ден. Правилото не е в ЗДДС, а в ДОПК: когато срокът изтича в неприсъствен ден, този ден не се брои и срокът изтича в следващия след него присъствен ден (чл. 22, ал. 7). Неприсъствен е денят, който е почивен или празничен за НАП, не денят, в който кантората е затворена.

През ноември 2026 г. 14-ти е събота, така че декларациите за октомври са в срок и в понеделник, 16 ноември. През декември 14-ти е понеделник и отместване няма. През февруари и март 2027 г. 14-ти е неделя и срокът е съответно понеделник, 15-ти.

Съветът за кантората е да не планира с отместването. Календарът вътре в кантората приключва на 13-ти всеки месец, а спечеленият понеделник остава за извънредни случаи: клиент, който е открил фактура в събота, или банка, която не е изпълнила превод.

Как изглежда ДДС месецът по дни?

Като три вълни с ясен край: до 7-ми документите са в кантората, до 10-ти са осчетоводени, на 11-ти и 12-ти се проверяват, на 13-ти се подават и се казват сумите на клиентите. 14-ти остава празен. Така закъснелият клиент изяжда резерва, а не съня на счетоводителя.

Таблицата по-долу е основата, върху която всяка кантора слага своите имена и канали. Важното в нея е третата колона: кое задача, ако се пропусне, какво точно струва. Това е аргументът, който действа и пред клиент, и пред колега, който казва, че до 14-ти има време.

Ритъмът на ДДС месеца в кантора. Датите са календарни; при неработен 14-ти срокът се мести, графикът не.

Кой гони кой клиент и кога?

Всеки клиент има един отговорник в кантората и един канал за документи. Напомнянията са три, на 1-ви, 5-ти и 8-ми, и се различават по тон, не по съдържание. Клиентите с история на закъснение получават и обаждане на 8-ми, защото писмено напомняне към човек, който не чете, е просто още един непрочетен ред.

Разделете клиентите на три групи според това кога реално пристигат документите им, а не според това какво пише в договора. Първата група носи до 5-ти и има нужда само от благодарност. Втората носи до 10-ти, ако бъде напомнено. Третата носи на 13-ти, каквото и да се прави, и за нея е нужен различен подход: по-ранен срок в договора и ясна последица, записана в него.

Напомнянето работи, когато е кратко, идва от същия човек всеки месец и назовава конкретното: кои документи липсват, а не абстрактното „пратете документите“. Банковото извлечение и месечният отчет от касовия апарат кантората може да получава сама, така че напомнянето се отнася само за фактурите и протоколите, които единствено клиентът има.

Какво проверяваме, преди да натиснем „подай“?

Десет въпроса, на които отговорът трябва да е „да“ за всеки клиент. Те хващат най-честите грешки, които минават през осчетоводяването, но спират пред НАП или пред ревизия: дубликати, проформи, касови бонове без фактура, протоколи без огледалото си в дневниците и VIES, който не съвпада с дневника за продажби.

Проверката се прави на 11-ти и 12-ти, а не на 13-ти сутринта, защото всеки открит проблем връща документа при клиента, а клиентът на 13-ти обикновено не отговаря в рамките на деня.

Какво точно се губи при всеки пропуск?

Зависи от вида на документа. Закъсняла фактура за покупка почти никога не е загуба: кредитът може да се упражни в периода, в който е възникнало правото, обикновено месецът на фактурата, или в някой от следващите 12 периода. Закъсняла продажба или грешна декларация обаче означават корекция по чл. 126, ал. 3 ЗДДС, а неподадена в срок декларация е нарушение по чл. 179, ал. 1.

Това е аргументът, с който кантората обяснява на клиента защо документът от 15-ти не е проблем, а документът за продажба, донесен на 20-ти, е. За покупките законът дава дълъг прозорец и документът просто влиза в следващия месец, с датата си, но в текущия период. За продажбите данъкът е изискуем на датата на данъчното събитие (чл. 25, ал. 6 ЗДДС) и всяко закъснение носи лихва по чл. 175 ДОПК и допълнителна процедура.

Грешки, открити преди 14-ти, се поправят просто: подава се нова справка-декларация и нови дневници за същия период (чл. 126, ал. 2 ЗДДС). След срока правилата са различни: неотразен документ се включва в периода, в който е открит, а неправилно отразен документ се поправя с писмено уведомление до НАП, който променя задължението за съответния период.

Кое закъснение какво струва. Размерът на санкцията по чл. 179 е в закона и се проверява за всяка година.

Как кантора с много клиенти избягва нощната смяна на 13-ти?

С три неща, които не зависят от клиентите: един входящ регистър за всички канали, осчетоводяване по пристигане вместо по клиент в края, и правило, че документ с дата от минал месец никога не се осчетоводява в месец преди собствената си дата. Останалото е дисциплина в напомнянията.

Входящият регистър е най-евтиното подобрение. Таблица с дата на получаване, клиент, вид документ, канал и отговорник показва на 7-ми кой клиент е готов и кой не, без да се пита никой. Същата таблица на 13-ти показва кои документи са дошли след срока на кантората и защо остават за следващия месец.

Осчетоводяването по пристигане означава, че документите на клиент, който е готов на 5-ти, се обработват на 5-ти, а не чакат 8-ми. Така пикът между 8-ми и 10-ти пада само върху закъснелите. Инструменти като Gotovo помагат точно тук: снимката или PDF-ът от Viber или имейл се разчита, контира се по правилата на клиента и чака преглед, а месецът на осчетоводяване никога не е преди месеца на самия документ. За кантора с двама клиенти, които носят подредени папки на 2-ри, такъв инструмент е излишен; за кантора с петдесет клиенти и десет канала той връща дните между 8-ми и 12-ти.

Третото е периодът. Най-честата грешка в седмицата преди ДДС е документ с мартенска дата, осчетоводен през февруари, защото някой е бързал. Правилото „не преди месеца на документа“ се спазва по-лесно от програма, отколкото от уморен човек в 19 часа.