Алтернатива на Sendera OCR: Sendera остава, разчитането е променливата

Какво прави Sendera сама по себе си и какво не прави?

Sendera е облачната услуга на Microinvest, която свързва локалната Делта Pro с външния свят. Потокът е винаги един и същ: кантората публикува фирмата от Делта Pro през Онлайн услуги → Обмен на данни, счетоводителят се присъединява към нея в sendera.bg по ЕИК, документите се качват в облака и се насочват към фирмата, а в Делта Pro се натиска „Получи документи от Sendera“. Всяка външна програма, която обещава „автоматично въвеждане в Делта Pro“, минава през същата опашка. Друг вход няма.

Има и неща, които Sendera не прави. Тя не вижда какво вече е въведено ръчно в Делта Pro, защото програмата не качва своите документи обратно в облака. Няма публична услуга „всички фирми на този потребител“, затова външните инструменти се свързват по имейл, парола и ЕИК за всяка фирма поотделно. И проверката за дубликат в опашката е по номер и изпращач, което пропуска повторно качен документ с грешно разчетен доставчик.

Защо „алтернатива на Sendera“ е грешно зададен въпрос?

Защото смесва моста и разчитането. Мостът е Sendera и е фиксиран, докато клиентът е на Делта Pro. Разчитането е променливата и има три варианта. Разликата между тях не е „кой има по-добър OCR“, а кой отговаря за сметките, кой хваща грешката преди импорт и колко работа остава на човека при 50 клиента.

• Път 1 — вграденото качване в sendera.bg: качваш файла, той се насочва към фирмата и влиза в опашката. Контировката се решава в Делта Pro при импорта. Най-малко настройки, най-много работа след „Получи документи“.
• Път 2 — ръчно въвеждане в Делта Pro: без облак и без опашка. Пълен контрол, пълно преписване. Делта Pro сама предупреждава „документ с този номер вече съществува“, което при опашката от Sendera не се случва.
• Път 3 — външен AI слой пред Sendera: документът се разчита, получава контировка според индивидуалния сметкоплан на фирмата, преглежда се от човек и едва тогава се подава в опашката. Импортът в Делта Pro остава същият бутон.

Кога вграденото разчитане в Sendera е напълно достатъчно?

Ако обслужваш една или две фирми, доставчиците са едни и същи всеки месец, фактурите са с по един-два реда и контировката е стандартна покупка Дт 60x + Дт 4531 / Кт 401, външен слой няма какво да добави. Същото важи, ако политиката на кантората е всяка контировка да се решава на място в Делта Pro. Тогава опашката е просто транспорт и вграденият път върши работа.

Честният тест е прост: преброй колко документа месечно ти връщат грешка при „Получи документи от Sendera“ или те карат да отваряш документа втори път, за да поправиш сметка, дата или контрагент. Ако са малко, остани на вградения път и не чети нататък.

Кога AI слой отгоре има смисъл?

Там, където разчитането не е „вадене на текст“, а решение по български счетоводен контекст. Вграденият OCR във всяка платформа вижда полета. Той не знае, че проформата не се осчетоводява, че кредитното известие е червено сторно, че при фискален бон издателят е най-отгоре, а блокът „КЛИЕНТ“ е нашата фирма, или че за конкретен клиент сметка 302 се ползва само за горива. Точно тези случаи връщат документа при счетоводителя.

За кантора с десетки клиенти на Делта Pro това е честният случай, в който Gotovo е отговорът: чете индивидуалния сметкоплан на фирмата, включително евровото и левовото дърво за фирми от 2026 г., спира проформите преди опашката, налага клиентски правила за сметки и не подава нищо без изрично одобрение. Подробностите са на страницата на интеграцията за Microinvest Делта Pro. Ето документите, при които разликата се вижда още първата седмица:

• Фискален бон с плащане в брой: Дт разход + Дт 4531 / Кт 401 и веднага Дт 401 / Кт 501, защото задължението е погасено на място. Плащане с карта не затваря 401 и не поражда касова статия.
• Кредитно известие: същата статия като фактурата, но с минус. Инструмент, който го подава като нова положителна фактура, ти прави двойна работа при изчистването.
• Проформа фактура: не е счетоводен документ. Правилното поведение е да се разпознае и да се спре преди опашката, не да влезе в Делта Pro и после да се трие.
• Протокол по чл. 117 ЗДДС и ВОП: самоначислено ДДС по 4531 и 4532 в една статия. Вграден OCR вади сумите, но не знае, че това не е обикновена покупка.
• Стоково-обвързани сметки и правила на клиента: ако фирмата води 302 или 304 през стоковия каталог, редът трябва да реферира стока с код, иначе Делта Pro отказва импорта. А „за доставчик X винаги 601/1“ е памет за фирмата, която вграденото качване няма къде да пази.

Какво да провериш при всеки външен инструмент, преди да го свържеш?

Списъкът е един и същ за всеки продукт, който твърди, че „вкарва фактури в Делта Pro“. Ако доставчикът не може да отговори с „да“ на първите три точки, инструментът ще ти връща грешки при импорт, независимо колко точно чете буквите.

• Чете ли индивидуалния сметкоплан на всяка фирма от Sendera, а не „типични“ сметки по НСС, и вижда ли и двете дървета за фирми след 01.01.2026? Иначе ще получаваш „Не е дефинирана сметка с номер 411“ или „0 сметки“ при фирма с празно левово дърво.
• Има ли задължителен екран за преглед преди подаване, на който виждаш всяка сметка и всяка сума? „Тих“ push към Sendera значи, че грешката ще я откриеш чак в дневниците по ЗДДС.
• Спира ли проформите, преди да стигнат до Sendera, и подава ли кредитните известия като сторно, а не като нова фактура?
• По какво сравнява за дубликат? Правилният ключ е ЕИК на доставчика + номер + дата. Само номер не стига: две различни фирми издават фактура №0000000123 всеки месец.
• Как разбира какво вече е въведено ръчно в Делта Pro? Програмата не връща книгите си по API, така че практичният източник са дневниците по ЗДДС, експортирани от Справки в Excel. Инструмент, който не ги чете, не може да те предпази от двойно осчетоводяване.
• Иска ли същия имейл и парола като в sendera.bg? Нормално е, защото Sendera удостоверява потребителя, а не инструмента. Питай как се пазят данните за вход.

Как да тестваш алтернативата за една седмица, без да пипаш базата?

Тестът не изисква да сменяш нищо в Делта Pro и не изисква парола за Sendera на първия ден. Целта е да сравниш пътищата върху едни и същи документи и да видиш къде спира човекът.

• 1. Избери десет реални документа от един клиент: фискален бон с плащане в брой, кредитно известие, проформа, протокол или ВОП, фактура с много редове, лоша снимка от телефон и няколко обикновени покупки.
• 2. Мини ги по вградения път: качи ги в sendera.bg, вземи ги в Делта Pro и запиши за всеки документ колко полета си поправил и дали импортът е върнал грешка.
• 3. Мини същите десет през външния инструмент в пробен режим, без свързана Sendera. Сравни поле по поле и предложената контировка със сметкоплана на клиента. Проформата трябва да е спряна, кредитното известие да е с минус.
• 4. Едва тогава свържи Sendera със същия имейл като в sendera.bg и подай два-три документа. В Делта Pro ги вземи и веднага провери статията в дневника на покупките.
• 5. Експортирай дневниците по ЗДДС за месеца в Excel и провери дали инструментът ги чете и маркира документите, които вече са в Делта Pro. Тази стъпка повечето кантори прескачат и после чистят двойни записи.
• 6. Реши по числата от стъпки 2 и 3, не по демонстрацията: колко от десетте документа са минали без ръчна поправка по всеки път.

Двойното осчетоводяване: рискът, който никой OCR не решава сам

Това е най-скъпият проблем при всеки външен път към Делта Pro. При ръчно въвеждане Делта Pro проверява номер и партньор и предупреждава, ако документът вече съществува. При „Получи документи от Sendera“ такова предупреждение няма: каквото е в опашката, влиза. Ако колега е въвел фактурата на ръка сутринта, а следобед същата е качена през облака, в дневника на покупките ще има две статии с един номер.

Защитата, която работи на практика, е двустепенна: локална проверка за дубликат по ЕИК на доставчика, номер и дата, преди документът изобщо да тръгне към Sendera, и сравнение на всяко подаване с дневниците по ЗДДС на клиента за съответния месец, по номер без водещи нули и по контрагент. Ако избраният инструмент не предлага нито едното, добави ръчна проверка в дневника преди приключване на месеца и не разчитай на опашката.

Кога AI слой не е правилният избор?

Ако клиентът не е на Microinvest Делта Pro, потокът през Sendera не се отнася за него и трябва да гледаш интеграцията за неговия софтуер. Ако политиката на кантората забранява облачен обмен на документи, нито вграденият път, нито външен слой са възможни: Sendera е облачна услуга по дефиниция, а без нея остава само ръчното въвеждане. И ако обемът ти е няколко десетки прости фактури месечно от познати доставчици, вграденото качване в sendera.bg е достатъчно и Gotovo не е правилният избор за този клиент.