Софтуер за автоматично осчетоводяване 2026: как да избереш и кои са предложенията

Какво всъщност значи „автоматично осчетоводяване“ през 2026?

Терминът е разтеглив и всеки доставчик го ползва по своему. За да сравняваш честно, раздели процеса на четири стъпки: приемане на документа (снимка, PDF, имейл, скан), разчитане на полетата (контрагент, ЕИК, номер, дата, основа, ДДС, редове), предложение за контировка според сметкоплана и импорт в счетоводната програма. Един продукт може да върши само първите две стъпки и пак да се нарича „автоматично осчетоводяване“.

Нито един сериозен инструмент не записва „тихо“ в програмата без човешко одобрение, и това е правилно. Фактурата поражда задължение към доставчика, а не плащане, и грешно разчетена сума или сметка се мултиплицира в дневниците по ЗДДС. Затова първият въпрос към всеки продукт не е „колко е точен“, а „къде спира и ме пита“.

По кои критерии да избереш?

Списъкът по-долу е подреден по това колко скъпо излиза грешката. Първите три критерия са задължителни: ако продуктът не ги покрива, останалото няма значение, колкото и хубава да е демонстрацията.

• 1. Работи ли с твоята счетоводна програма и как? Възможностите са три: облачен мост с API (както Sendera за Делта Pro), файл за импорт (CSV или собствен формат, както при Плюс Минус и Ажур) или изобщо няма връзка и преписваш от екрана. Попитай конкретно за твоята програма и версия, не за „над 15 интеграции“.
• 2. Има ли задължителна човешка проверка преди запис? Търси екран, на който виждаш всяко поле и всяка предложена сметка, можеш да поправиш и едва тогава пускаш към програмата. Без тази стъпка ще чистиш грешки в дневниците вместо да ги предотвратяваш.
• 3. Чете ли твоя индивидуален сметкоплан? Инструмент, който предлага „типични“ сметки по НСС вместо реалните 401, 411, 4531, 602 на фирмата, ще ти връща грешки при импорт от вида „Не е дефинирана сметка“. Питай откъде взема сметкоплана и колко често го обновява.
• 4. Разбира ли българските документи? ЕИК срещу ДДС номер с „BG“, протокол по чл. 117 ЗДДС, касов бон с плащане в брой, кредитно известие, проформа фактура, която не е счетоводен документ. Тествай точно тези случаи, защото там генеричният OCR се проваля.
• 5. Как се справя с евро и лев? Документи от 2025 г. са в левове, от 2026 г. в евро по курс 1 EUR = 1.95583 BGN, а някои програми водят два сметкоплана за една фирма. Инструментът трябва да разпознава валутата от документа, а не да я приема по подразбиране.
• 6. Кантора или една фирма? За кантора трябват отделни клиенти по ЕИК, насочване на документа към правилната фирма, права на колеги и възможност да махнеш клиент, без да загубиш историята му. Продукт за една фирма може да е отличен и напълно неудобен за 50 клиента.
• 7. Откъде влизат документите? Имейл, снимка от телефон, PDF, скан, Viber от клиента. Ако клиентите ти пращат снимки в чат, инструмент само с имейл ще те върне към преписването.
• 8. Какво става при дублирана фактура? Един и същ документ идва по имейл, по Viber и на хартия. Провери дали проверката за дубликат сравнява ЕИК на доставчика, номер и дата, а не само файла.
• 9. Къде стоят данните и кой е обработващ по GDPR? Фактурите съдържат лични данни на контрагенти. Питай за местоположение на сървърите, срок на съхранение и дали доставчикът подписва споразумение за обработване.
• 10. Как се плаща? Моделите са на документ, на фирма, на потребител или абонамент с включен обем. Не сравнявай цени, преди да си сметнал колко документа обработваш месечно и колко от тях са „трудни“. Актуалните цени винаги са на сайта на доставчика.

Кои са публичните предложения на българския пазар?

Списъкът е по азбучен ред и не е изчерпателен. Описанията са по това, което самите доставчици публикуват на сайтовете си към септември 2026, без оценка за точност или цена. Преди решение отвори посочените страници, защото функциите се променят.

• AIConto (aiconto.com): AI счетоводител за снимки, PDF и сканове, включително ръкописни фактури; категоризира разходите по сметкоплана и прехвърля данните към Microinvest Делта Pro след одобрение. Сайтът го позиционира като алтернатива на Sendera за потребители на Делта Pro (aiconto.com/sendera-alternative.html).
• CONTROLISY accounting (accounting.controlisy.com): облачна система за безхартиено счетоводство, определяща се като „свързващият елемент между счетоводителя и счетоводната програма“. По собствената им страница експортира покупки, продажби, банкови и касови плащания и протоколи по чл. 117 към 18 счетоводни и складови програми, сред които Делта Pro, Ажур, Плюс Минус, McMaster, Business Navigator и Склад Pro (accounting.controlisy.com, страница „Счетоводни програми, към които CONTROLISY прави експорт“).
• Gotovo (gotovo.net): AI слой върху програмата, която вече ползваш. Чете снимки и PDF, предлага контировка по реалния сметкоплан на фирмата и изисква преглед преди запис. Към момента има страници за интеграции с Microinvest Делта Pro през Sendera, Плюс Минус (CSV за импорт) и Ажур, както и складови потоци за Детелина и GenSoft MoneyWorks. Пълният списък е на gotovo.net/integracii.
• McMaster OCR модул (sistechnology.com): вграден OCR модул в счетоводния софтуер McMaster, който по описанието на производителя попълва основните данни на документите. Подходящ е само ако вече работиш с McMaster.
• Sendera (sendera.bg, продукт на Microinvest): официалният облачен канал на Microinvest за електронен обмен, обработка и класифициране на документи с разпознаване (OCR) и експорт към Делта Pro. Регистрацията минава през самата Делта Pro и без Sendera нито един външен инструмент не може да подава документи към Делта Pro (sendera.bg/info/sistema-za-transfer-na-dokumenti-ot-microinvest).

Слой върху програмата или нов софтуер?

Голяма част от „AI счетоводните“ предложения през 2026 са всъщност нова счетоводна програма с вграден OCR. Това е различно решение от слой върху съществуващата програма и цената му не е абонаментът, а миграцията: пренасяне на салда, сметкоплан, партньори и навици на екипа. Ако болката ти е преписването, а не самата програма, слоят е по-евтиният път. Ако програмата е стара и без поддръжка, обратното. Подробно сравнение на двата подхода има в статията „Слой върху ERP срещу нов софтуер“ в ресурсите.

Как да тестваш за една седмица?

Демонстрацията на доставчика е с неговите документи. Тестът трябва да е с твоите. Ето процедурата, която дава реален отговор за пет работни дни и не изисква договор.

• 1. Събери 20 реални документа от един клиент: поне една ръкописна фактура, един касов бон, една проформа, един протокол по чл. 117, една фактура с над десет реда, една в левове от 2025 г. и една снимка от телефон под ъгъл.
• 2. Качи ги и брой поправките. За всеки документ запиши колко полета си коригирал ръчно: контрагент, ЕИК, номер, дата, основа, ДДС, сметка. Това число е по-важно от всеки процент точност в брошурата.
• 3. Провери контировката спрямо твоя сметкоплан, не спрямо „типични“ сметки. Ако продуктът не е заредил сметкоплана на фирмата, тестът не е представителен.
• 4. Направи импорт в програмата и отвори записите. Търси отказани документи, грешни сметки и дублирани партньори в номенклатурата.
• 5. Качи един документ два пъти по два канала и виж дали инструментът го хваща.
• 6. Прати проформата и провери дали продуктът я спира или я осчетоводява като фактура.
• 7. Смятай времето: минути за преглед и поправка на 20 документа срещу минути за ръчно въвеждане на същите 20. Ако разликата е малка при твоя тип документи, продуктът не е за теб, независимо от рекламата.

Кога такъв слой не е правилният избор?

Gotovo не е за теб, ако счетоводната ти програма не е сред тези с публикувана интеграция, ако търсиш замяна на самата програма, или ако основната ти болка са банковите извлечения, които не са във фокуса на продукта. Същото важи, ако политиката на кантората забранява облачна обработка на документи. В тези случаи по-честният съвет е да провериш вградения модул на собствената ти програма или продукт с експорт към нея, вместо да насилваш поток, който не ти пасва.